Wer eine Wohnung oder Immobilie mieten möchte, muss spätestens nach der Besichtigung in aller Regel eine Selbstauskunft bei der Hausverwaltung bzw. dem Makler einreichen. Oftmals werden sensible Informationen wie Nachweise über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Identifikationsnachweise, Arbeitsverträge oder gar Empfehlungsschreiben verlangt.
Eine Mieterselbstauskunft enthält also zahlreiche personenbezogene Daten, wodurch das Datenschutzrecht anzuwenden ist. Nachdem der Vermieter einen passenden Bewerber ausgewählt hat, stellt sich die Frage, wie mit den Daten der abgelehnten Mietinteressenten umzugehen ist. Hierbei können sich Datenschutz und andere Vorschriften widersprechen. Zumindest ein Weg ist jedoch juristisch zu empfehlen.
Anwendbarkeit auf Vermieter
Art. 2 Abs. 1 DSGVO erfasst sowohl die wirtschaftliche als auch berufliche Tätigkeit von Privatpersonen und somit auch gewerbliche und nicht gewerbliche Vermieter. Etwas anderes gilt nur, wenn das Haushaltsprivileg nach Artikel 2 Abs. 2 Buchst. c DSGVO vorliegt. Lesen Sie zur Anwendbarkeit der DSGVO auch auf private Mietverträge unsere ausführliche Urteilsbesprechung.
Datenschutz-Löschpflichten des Vermieters
Grundsätzlich gilt für den Umgang mit personenbezogenen Daten, dass diese zu löschen sind, sobald keine Rechtsgrundlage für deren Nutzung mehr besteht. Das ist regelmäßig der Fall, wenn der im Zeitpunkt ihrer Erhebung festgelegte Zweck nicht mehr gegeben ist, erreicht wurde oder nicht mehr erreicht werden kann.
Konkret bedeutet dies für den Umgang mit Mietinteressenten, dass deren Daten unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes zu löschen sind, sobald den Interessenten eine Absage erteilt wurde und auch kein nachweisbares Interesse an der Anmietung an einer anderen Wohnung besteht.
Hiervon zu unterscheiden sind die zu Beginn eingeholten Informationen des späteren Mieters. Diese können zweckgebunden unter Umständen länger aufbewahrt werden.
Aufbewahrungspflichten aus anderen Gesetzen
Der Grundsatz für die Daten der übrigen Mietinteressenten gilt aber nur dann, wenn der Löschverpflichtung keine Pflicht zur Aufbewahrung entgegensteht. Eine Pflicht zur Aufbewahrung von Daten kann sich insbesondere aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ergeben. Zunächst gilt, dass nach § 2 Abs. 1 Nr. 8 AGG das Verbot der Diskriminierung auch für die Vergabe von Wohnraum greift. Das Gesetz schreibt hierzu:
„Benachteiligungen aus einem in § 1 genannten Grund sind nach Maßgabe dieses Gesetzes unzulässig in Bezug auf den Zugang zu und die Versorgung mit Gütern und Dienstleistungen, die der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen, einschließlich von Wohnraum.“
Mietinteressenten dürfen demnach nicht nach folgenden Gesichtspunkten benachteiligt werden:
- Rasse
- ethnische Herkunft
- Geschlecht
- Religion oder Weltanschauung
- Behinderung
- Alter
- sexuelle Identität.
Geschieht dies doch, können abgelehnte Mietbewerber unter anderem Schadensersatz verlangen. Dies richtet sich nach der Vorschrift des § 21 AGG. Darin enthalten ist auch eine Frist für die Geltendmachung von Ansprüchen durch die Mietinteressenten. Demnach muss ein Anspruch innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden (§ 21 Abs. 5 AGG).
Um sich als Vermieter angemessen gegen solche Ansprüche verteidigen zu können, ist es gestattet, die Unterlagen von abgelehnten Mietinteressenten für einen Zeitraum von drei Monaten aufzubewahren.
Nur im Einzelfall kann sich auch eine längere Frist von drei Jahren für Ansprüche von Mietinteressenten ergeben. Dies ergibt sich aus § 21 Abs. 3 AGG, welcher auf Ansprüche aus unerlaubter Handlung verweist. Ein Beispiel wäre, wenn ein Mietinteressent behauptet, er wäre (bei der Besichtigung) beleidigt worden. Ansprüche hieraus könnte er noch innerhalb von drei Jahren geltend machen, da sie erst dann verjähren. Dies ist aber nicht der Regelfall, weswegen eine grundsätzliche Speicherung der Daten von Mietinteressenten für drei Jahre nicht zulässig ist.
Fazit: Saubere Dokumentation und rechtzeitige Löschung
Da davon auszugehen sein dürfte, dass die Mehrzahl von Wohnungsbesichtigungen reibungslos abläuft, kann folgendes Vorgehen juristisch empfohlen werden:
- Vermieter bzw. deren Verwalter sollten auf der Selbstauskunft des Interessenten die jeweiligen Ablehnungsgründe dokumentieren.
- Die Unterlagen von allen Mietinteressenten werden drei Monate lang aufbewahrt – gerechnet ab dem Zeitpunkt der Ablehnung des Interessenten.
- Anschließend erfolgt die (im besten Fall dokumentierte) Vernichtung der Selbstauskünfte, wenn keiner der Interessenten Ansprüche nach dem AGG geltend gemacht hat.
- Denken Sie unbedingt auch an die unwiederbringliche Löschung sämtlicher Daten, beispielsweise E-Mails oder Datenträger.
- Einen professionellen Eindruck hinterlassen Sie insbesondere dann, wenn Sie den Interessenten nach der Löschung proaktiv über selbige informieren. Auch beugen Sie damit unter Umständen entsprechende Anfragen der Betroffenen vor.
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