GPS-Ortung und -Überwachung von Firmenwagen bzw. Außendienstmitarbeitern erscheint für viele Unternehmen eine äußerst praktische Angelegenheit. Doch wenn sich dem jeweiligen Fahrzeug Fahrer zuordnen lassen, handelt es sich um die Verarbeitung personenbezogener Daten. Und dann greift die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hier erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen eine GPS-Ortung dennoch rechtmäßig ist.
Das Problem der GPS-Überwachung von Firmenwagen
Wissen, wo sich die Mitarbeiter gerade mit dem Firmenfahrzeug befinden, um noch schnell einen Auftrag dazwischen zu schieben, weil dieser gerade auf dem Weg liegt. Oder einfach die Information erhalten, wie lange ein Mitarbeiter für bestimmte Aufträge benötigt. All diese Daten scheinen für den Arbeitgeber eine interessante und hilfreiche Information zu sein. In den meisten Fällen werden die Mitarbeiter diese Überwachung allerdings nicht als positiv erachten.
Während der GPS-Überwachung eines betrieblichen Fahrzeuges erfolgt i.d.R. eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten durch die personenbezogene Ortung. Für die Verarbeitung der Standort-, Bewegungs- und Zeitdaten der Fahrzeuge bedarf es deswegen einer datenschutzrechtlichen Bewertung, wie auch ein aktuelles Urteil des VG Lüneburg zeigt.
Voraussetzungen für eine wirksame GPS-Ortung
Vor dem Hintergrund des im Datenschutz geltenden allgemeinen Verarbeitungsverbots bzgl. personenbezogener Daten bedarf es zunächst einer Erlaubnis, also einer Rechtsgrundlage für die GPS-Ortung. Für Datenverarbeitungen im Beschäftigungsverhältnis enthält § 26 BDSG die Rechtsgrundlagen. Demnach ist die Verarbeitung erlaubt,
- wenn sie für den Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist oder
- wenn eine Einwilligung des Beschäftigten vorliegt.
In Frage kommt darüber hinaus auch eine Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses des Arbeitgebers gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Einwilligung als Rechtsgrundlage für GPS-Ortung
Denkbar ist ein GPS-Flottenmanagement mittels einer Einwilligung der Arbeitnehmer, die den Anforderungen nach § 26 Abs. 2 BDSG in Verbindung mit Art. 7 DGSVO genügt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Arbeitnehmer ausreichend nach Art. 13 DSGVO informiert und auf ihr Widerspruchsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO hingewiesen wurden.
Bei einer permanenten Kontrolle der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber kann allerdings i.d.R. nicht von einer wirksamen Einwilligung ausgegangen werden, da die erforderliche Freiwilligkeit nicht gegeben ist. Bei einer Einwilligung im Beschäftigungskontext ist aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein besonders strenger Maßstab an die Freiwilligkeit anzulegen, vgl. § 26 Abs. 2 BDSG. Die Freiwilligkeit der Einwilligung kommt in der Praxis regelmäßig nur dann in Betracht, wenn der Beschäftigte durch die fragliche Datenerhebung einen wirtschaftlichen Vorteil erlangt oder der Arbeitnehmer gleichermaßen ein Interesse an der in Rede stehenden Verarbeitung hat. Dies dürfte bei einer GPS-Ortung schwierig zu begründen sein.
Durchführung des Arbeitsverhältnisses als Rechtsgrundlage für GPS-Überwachung
Ist die Positionsbestimmung des Fahrzeuges für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich, ist Rechtsgrundlage hierfür direkt § 26 Abs. 1 BDSG. Erforderlich ist die Verarbeitung, wenn der Arbeitgeber dies zur Erfüllung seiner vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten sowie zur Wahrnehmung seiner vertraglichen oder gesetzlichen Rechte benötigt.
Ob eine GPS-Überwachung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, richtet sich vornehmlich nach der Stellenbeschreibung und ob eine solche Ortung bestimmungsgemäß mit der Durchführung der arbeitsvertraglichen Pflichten des Arbeitnehmers zusammenhängt. Eine Ortung zur Diebstahlsprävention und Leistungsüberwachung fällt nicht darunter. Vorstellbar ist dies dagegen bei Dienstleistungen die unmittelbar mit der betrieblichen Fahrt zusammenhängen, z.B. Warenauslieferungen und Logistikdienstleistungen.
Eine Ortung die ausschließlich zur Standortbestimmung und Routenoptimierung erfolgt, um z.B. weitere Aufträge zu einer standortnahmen Zieladresse zu vergeben, ist laut Datenschutz- und Informationsfreiheitsbericht der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen aus dem Frühjahr 2019 datenschutzrechtlich unproblematisch.
Berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage für GPS-Ortung
Unklar ist, ob auch ein Überwachungsinteresse des Arbeitgebers als Rechtfertigung in Betracht kommt. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erlauben die Datenverarbeitung, wenn sie zur Wahrung dieser Interessen erforderlich ist und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person die geltend gemachten Interessen nicht überwiegen. Auch im Falle der GPS-Ortung ist in diesem Fall also eine Abwägung der sich widerstreitenden Interessen beider Parteien notwendig.
Im Rahmen der Abwägung des berechtigten Interesses spielen mehrere Kriterien eine Rolle: Zum einen bedarf es einer strengen Zweckgebundenheit, zum anderen einer Erforderlichkeitsprüfung. In die Prüfung ist insbesondere einzubeziehen, ob der Zweck der Überwachung nicht auch mit anonymisierten oder pseudonymisierten Daten erreicht werden kann. Darüber hinaus gilt ein strenger Maßstab an die Beachtung des Grundsatzes der Datensparsamkeit. Auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind bei der Prüfung zu berücksichtigen.
Eine dauerhafte Rundumüberwachung der Beschäftigten ist auf Basis eines berechtigten Interesses jedenfalls unzulässig. Ebenfalls unzulässig ist eine Erhebung von überflüssigen Daten, welche z.B. bei einer erlaubten Privatnutzung des Firmenfahrzeuges anfallen könnten.
Erfolgt die Überwachung zur Streckenverfolgung, ist ebenfalls eine Abwägung mit den schutzwürdigen Interessen der betroffenen Beschäftigten vorzunehmen. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht zur Verhaltens- und Leistungskontrolle herangezogen werden.
Zudem ist zu unterscheiden, ob ein Firmenfahrzeug ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird oder ob es dem Arbeitnehmer auch für private Fahrten zur Verfügung steht. Die Erhebung von Standortdaten ist nur während der dienstlichen Nutzung gerechtfertigt. Überlässt man den Angestellten den Dienstwagen für Privatfahrten, auch in einem geringen Maße, muss eine Unterbindung der Ortung technisch möglich sein.
Gibt es weitere Voraussetzungen an die Durchführung einer GPS-Ortung?
Soweit sich die GPS-Ortung rechtfertigen lässt, müssen selbstverständlich auch alle anderen datenschutzrechtlichen Anforderungen an eine Verarbeitung umgesetzt werden. Neben der Erfüllung von Informationspflichten den Mitarbeitern gegenüber ist vor allem auch an die allgemeine Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen zu denken, siehe Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Sollte die Abwägung der wechselseitigen Interessen zugunsten des Arbeitgebers ausfallen sein, muss sich aus einer Dokumentation hierzu nachvollziehbar ergeben, wie das Unternehmen zu diesem Ergebnis kam.
Sollte im Unternehmen ein Betriebsrat bestehen, ist an dessen Einbeziehung zu denken. Bei der GPS-Ortung handelt es sich um eine technische Einrichtung, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats ergeben sich aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diesbezügliche Regelungen können in einer Einzelbetriebsvereinbarung geregelt werden. Hierin ist darauf zu achten, dass der Umfang der Daten und die jeweilige Auswertung in so engen Grenzen wie möglich gehalten werden.
Fazit: GPS-Überwachung von Firmenfahrzeugen ist in engen Grenzen möglich!
Die GPS-Ortung des Firmenfahrzeugs und damit auch des Mitarbeiters ist in engen Grenzen möglich. Folgendes Vorgehen wird angeraten:
- Besteht die Notwendigkeit über das Überwachungsinteresse des Unternehmens hinaus, ist zunächst eine Erforderlichkeitsprüfung durchzuführen. Wenn die GPS-Ortung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, kann diese unter den geschilderten Voraussetzungen stattfinden.
- Kommt der Verantwortliche dabei zu dem Ergebnis, dass eine zwingende Erforderlichkeit nicht gegeben ist, die GPS-Ortung aber dennoch realisiert werden soll, ist eine dokumentierte Abwägung der sich gegenüberstehenden Interessen vorzunehmen. Alle abwägungserheblichen Kriterien sind mit einzubeziehen. Abwägungserheblich sind insbesondere die Einhaltung aller Grundprinzipien wie Datensparsamkeit und Zweckbindung aus Art. 5 DSGVO, aber auch der Einsatz notwendiger technischer Maßnahmen zu deren Realisierung.
- Stellt sich das GPS-Tracking nach Abwägung als zu schwerwiegender Eingriff in die Rechte des Arbeitnehmers dar, sollte die Überwachung unterbleiben. Aus den oben genannten Gründen wird eine rechtssichere Einwilligung nicht möglich sein.
- Sofern die GPS-Ortung im Einzelfall gerechtfertigt werden kann, müssen alle zusätzlichen, generellen datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Insbesondere ist der Mitarbeiter über den Umstand unter Nennung aller notwendigen bereitzustellenden Informationen aufzuklären.
- Darüber hinaus wird i.d.R. eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen sein.
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