Kostenloser DownloadVerpflichtungserklärung und Vertraulichkeitserklärung (Muster)
Wenn Mitarbeiter oder externe Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten haben, müssen Unternehmen (als verantwortliche Stelle) sicherstellen, dass alle Beteiligten die Vertraulichkeit im Umgang mit diesen Daten gewährleisten. Eine entsprechende Verpflichtung auf Vertraulichkeit bzw. Verschwiegenheit aller Beteiligten ist dringend anzuraten.
Wie bei allen Datenschutz-Prozessen im Unternehmen, sollte dieser Vorgang dokumentiert erfolgen. Die kostenfreien Muster und Vorlagen für eine Verpflichtungserklärung, Vertraulichkeitserklärung, bzw. Verschwiegenheitserklärung der activeMind AG helfen Ihnen dabei.
Die neueste Version unseres Musters enthält außerdem die Verpflichtung zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen nach dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) sowie optionale Klauseln für eine Verpflichtung von Berufsgeheimnisträgern.
Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Verschwiegenheit und die Einhaltung des Datenschutzes gemäß DSGVO
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kennt den Begriff des Datengeheimnisses nicht mehr und auch die bislang im § 5 BDSG (altes Bundesdatenschutzgesetz) explizit enthaltene Pflicht zur entsprechenden Verpflichtung entfällt. Stattdessen spricht die Grundverordnung an mehreren Stellen aus, dass die „Vertraulichkeit“ sicherzustellen ist, z. B. in Art. 5 Abs. 1 f) DSGVO.
Auf welche Art und Weise dies geschieht, lässt die Datenschutz-Grundverordnung offen. Lediglich für den Auftragsverarbeiter ist in Art. 28 Abs. 3 b) DSGVO bestimmt, dass nur Personen zur Verarbeitung eingesetzt werden, die – soweit sie nicht bereits einer gesetzlichen Pflicht zur Verschwiegenheit unterliegen – zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden. Dienstleister werden damit um die Verpflichtung ihrer Mitarbeiter zur Vertraulichkeit nicht herumkommen. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung wird, um den Nachweis erbringen zu können (Stichwort: erweiterte Rechenschaftspflichten der DSGVO) in der Regel dokumentiert erfolgen müssen.
Aber auch aus Sicht des Verantwortlichen wird zur Erfüllung der eigenen Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) die Kombination aus nachweisbarer Verpflichtung und (vor allem!) Schulung von Mitarbeitern weiterhin kaum verzichtbar sein.
Vorlagen für die Verpflichtung auf Vertraulichkeit bzw. Verschwiegenheit
Die aktuellen Vorlagen der activeMind AG für Verpflichtungserklärungen, Vertraulichkeitserklärungen bzw. Verschwiegenheitserklärungen (umgangssprachlich auch Datenschutzerklärung für Mitarbeiter genannt) umfassen sowohl die eigentliche Erklärung, als auch ein Merkblatt mit den relevanten Datenschutzvorschriften.
Darüber hinaus enthält die Mustererklärung auch notwendige Klauseln zur Verpflichtung zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen sowie optionale Klauseln für die besondere Verpflichtung von Berufsgeheimnisträgern wie z. B. Anwälten oder Ärzten. Für diese Berufsgruppen umfasst das Merkblatt Hinweise zur Verletzung von Privatgeheimnissen nach § 203 StGB.
Bitte prüfen Sie die Vorlage für die Verpflichtungserklärungen und passen Sie diese ggfs. auf die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an.
Changelog zur kostenlosen Vorlage
Version 3.3
Die Version 3.3 wurde um Formulierungen für die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen nach dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) erweitert. Wir empfehlen Ihnen, bei neuen Verpflichtungen diese aktualisierte Version der Vorlage zu verwenden.
Version 3.2
Für die Version 3.2 wurde nur der letzte Absatz auf Seite 2 geändert:
Version 3.1
Unabhängig von der vorgenannten datenschutzrechtlichen Verpflichtung haben Sie über diese Informationen strikte Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt auch, sofern Sie Zeuge in Zivil- oder Verwaltungsprozessen sind; grundsätzlich aber nicht, wenn Sie als Zeuge in Strafprozessen vernommen werden. Verstöße gegen diese Verschwiegenheitspflicht sind nach § 203 StGB strafbar.
Version 3.2
Unabhängig von der vorgenannten datenschutzrechtlichen Verpflichtung haben Sie über diese Informationen strikte Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt auch, sofern Sie Zeuge in Zivil-, Straf- oder Verwaltungsprozessen sind. Verstöße gegen diese Verschwiegenheitspflicht sind nach § 203 StGB strafbar.
Version 3.1
Im Vergleich zur vorherigen Version (3.0) wurden nur kleinere sprachliche Anpassungen vorgenommen. Eine Aktualisierung bestehender Verpflichtungserklärungen ist nicht notwendig. Für neue Verpflichtungen von Beschäftigten oder Dienstleistern empfehlen wir Ihnen, die aktuelle Version 3.1 herunter zu laden.