Kostenloser DownloadDatenschutzbericht (Muster)
Der Datenschutzbeauftragte eines Unternehmens sollte mindestens einmal im Jahr einen Tätigkeitsbericht erstellen. Dieser Datenschutzbericht dokumentiert alle vorgenommenen Maßnahmen hinsichtlich des Datenschutzes und der IT-Sicherheit im Unternehmen. Mit dem Jahresbericht des Datenschutzbeauftragen kann letzterer gegenüber der Geschäftsführung und ggfs. Aufsichtsbehörden effektiv nachweisen, dass er seinen Verpflichtungen nachgekommen ist.
Aktuell kommt dem Datenschutzbericht eine besondere Relevanz zu: Der Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten sollte bereits erfolgte Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Erfordernisse der DSGVO sowie des BDSG enthalten. Sollte es sich um einen kirchlichen Träger handeln findet das KDG bzw. DSG-EKD Anwendung.
In der kostenlosen Vorlage für einen Datenschutzbericht der activeMind AG finden Datenschutzbeauftragte eine sinnvolle Strukturierung für ihren Jahresbericht – inklusive der aktuellen Anpassungen an die DSGVO.
Wer muss einen Datenschutzbericht verfassen?
Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung eines jährlichen Tätigkeitsberichtes für den Datenschutzbeauftragten. Dennoch muss er nachweisen können, dass er seinen Pflichten ausreichend nachgekommen ist und die Geschäftsführung angemessen dazu informiert und beraten hat. Alle vorgenommenen Datenschutz-Maßnahmen sollten daher sowieso unbedingt laufend dokumentiert werden, insbesondere wegen den Rechenschaftspflichten der DSGVO. Diese Dokumentation kann einmal im Jahr in einem Bericht gebündelt werden.
Was nützt ein Datenschutzbericht?
Der Datenschutzbericht dient zum einen als Nachweis gegenüber der Geschäftsführung über die erfolgte Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten und bietet den Verantwortlichen einen Überblick über den aktuellen Status des Datenschutzes in der Organisation. Zum anderen kann der Datenschutzbeauftragte gegenüber der Aufsichtsbehörde sein Hinwirken auf notwendige Maßnahmen sowie deren Umsetzung oder Ablehnung durch die Geschäftsführung belegen. Den Vorteil des Belegs genießt auch der Verantwortliche, denn auch dieser kann seine Bemühungen im Datenschutz durch den Bericht gegenüber der Datenschutzbehörde darlegen.
Ein aussagekräftiger Tätigkeitsbericht ist zudem eine gute Chance für den Datenschutzbeauftragten, um Aufmerksamkeit auf wichtige Themen zu lenken und die Beteiligten zu motivieren. Weil die Gestaltung des Datenschutzberichtes dem Datenschutzbeauftragten offensteht, kann der Bericht mit zusätzlichen Informationen so angereichert werden, dass Verständnis für angestrebte Maßnahmen erzeugt wird.
Changelog
Version 2.2
Für die Version 2.2 wurde unsere Vorlage für einen Datenschutzbericht im Lichte der DSGVO vollständig überarbeitet. Die vorherige Version 2.1 diente noch der Vorbereitung auf die DSGVO, während die neuen Datenschutzvorschriften nun bereits umgesetzt sein müssen.
Wenn Sie eine alte Version unserer Vorlage verwendet haben, empfehlen wir Ihnen deshalb die vollständige Überarbeitung des Datenschutzberichts anhand der Version 2.2.