Wer als Unternehmen neue Mitarbeiter sucht, will den Bewerbern natürlich ordentlich „auf den Zahn zu fühlen“. Schließlich gehen mit jedem Mitarbeiter nicht unerhebliche Kosten einher. Neben Ausbildung, Berufserfahrung und Soft Skills könnten dabei auch die Gesetzestreue eines Bewerbers bzw. im Umkehrschluss etwaige Straftaten interessieren. Die Anforderung eines Führungszeugnisses liegt da nahe. Doch in welchen Fällen erlaubt der (Mitarbeiter-)Datenschutz dem Arbeitgeber überhaupt ein solches Führungszeugnis zu verlangen? Wann ist das Zeugnis sogar vorgeschrieben? Welche Version eines Bundeszentralregisterauszuges ist die richtige? Und wie darf mit den darin enthaltenen Daten des Bewerbers umgegangen werden?
Was ist ein Führungszeugnis?
Das Führungszeugnis, umgangssprachlich auch „polizeiliches Führungszeugnis“ genannt, ist ein Auszug aus dem Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz. Dort werden strafrechtliche Verurteilungen durch deutsche Gerichte, Vermerke über Schuldunfähigkeit, bestimmte Verwaltungsentscheidungen und weitere besondere gerichtliche Feststellungen (Strafdaten) eingetragen. Auch ausländische Verurteilungen gegen deutsche Staatsbürger sowie gegen in Deutschland geborene oder wohnhafte Personen werden dort eingetragen.
An der Zulässigkeit dieses Registers hat sich durch die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Betrieb des Bundeszentralregisters nicht viel geändert. Art. 10 S. 1 DSGVO erklärt nunmehr ausdrücklich, dass Strafdaten einerseits durch Behörden gespeichert werden dürfen. Andererseits ist die Sammlung der Daten danach auch erlaubt, soweit ein nationales Gesetz existiert, dass für den Schutz dieser Daten hinreichende datenschutzrechtliche Garantien enthält. Und das Bundeszentralregistergesetz (BZRG) enthält gleich mehrere Garantien, die diesen Schutz sicherstellen.
Welche Arten und Zwecke von Führungszeugnissen gibt es?
Das Führungszeugnis kann entweder für private Zwecke oder zur Vorlage bei einer Behörde beantragt werden. Man unterscheidet dabei folgende Arten:
- Führungszeugnis für private Zwecke: enthält nur Verurteilungen, bei denen die Geldstrafe über 90 Tagessätze liegt bzw. eine Bewährungsstrafe von mehr als drei Monaten verhängt wurde (sofern keine weiteren Vorstrafen bestehen);
- Führungszeugnis für eine Behörde: erhalten ausschließlich Behörden (auf Verlangen), enthält deutlich mehr Informationen vermerkt als das Führungszeugnis für private Zwecke, z. B. auch die gerichtlich angeordnete Unterbringung in einer psychiatrischen Anstalt;
- Europäisches Führungszeugnis: ist vor allem dann wichtig, wenn der Bewerber Staatsangehöriger eines anderen EU-Mitgliedsstaates ist und enthält Nachweise über Verurteilungen, die im Herkunftsland stattgefunden haben;
- Erweitertes Führungszeugnis: muss mit zusätzlichem Aufforderungsschreiben nachgewiesen werden und wird zur Prüfung der persönlichen Eignung von Menschen benötigt, die in ihrer beruflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit mit Minderjährigen in Kontakt kommen.
Wie kann der Arbeitgeber an das Führungszeugnis gelangen?
Als Arbeitgeber haben Sie nicht die Möglichkeit, das Führungszeugnis beim Bundesamt für Justiz selbst anzufordern. Beantragen kann das Führungszeugnis nur der Betroffene selbst. Es sollte daher vor der Jobzusage in aller Regel eine Klausel in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden, wonach der Bewerber bzw. (zukünftige) Arbeitnehmer die Vorlage eines Führungszeugnisses bis zu einem bestimmten Zeitpunkt schuldet.
In welchen Fällen darf der Arbeitgeber ein Führungszeugnis einsehen bzw. kopieren?
§ 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellt klar, dass vom Arbeitgeber nur solche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen, die notwendig sind, um zu entscheiden, ob jemand eingestellt wird bzw. die für die Durchführung und später die Beendigung des Arbeitsverhältnisses gebraucht werden.
Sofern
- der Arbeitgeber als freier Träger der Jugendhilfe anerkannt oder ein gemeinnütziger Verein ist oder
- der Arbeitnehmer durch seine Tätigkeit in Kontakt mit Minderjährigen kommen kann bzw. die Tätigkeit in vergleichbarer Weise geeignet ist, Kontakt mit zu Minderjährigen aufzunehmen,
ist die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses durch das Gesetz vorgeschrieben bzw. erlaubt (§ 72a SGB VIII, § 30a BZRG). Also müssen die Träger der Jugendhilfe bzw. dürfen die übrigen Arbeitgeber aus diesem Bereich das erweiterte Führungszeugnis verlangen. Um dieser gesetzlichen Pflicht nachzukommen, dürfen Arbeitgeber das Führungszeugnis in diesem Fall auch kopieren, um den Nachweis ihrer gesetzlichen Prüfpflicht dokumentieren zu können.
Was alle übrigen Fälle angeht, in denen der Bewerber nicht verpflichtet ist, ein Führungszeugnis vorzulegen, so gibt es bisher keine klare gerichtliche Entscheidung, ob Sie als Arbeitgeber ein solches verlangen dürfen. Allerdings geht wohl eine Mehrzahl der Juristen davon aus, dass dies nicht erlaubt ist, weil der Arbeitgeber dann auch Straftaten einsehen könnte, die keinen Arbeitsbezug haben. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitgeber den Bewerber nicht nach Vorstrafen befragen darf. Die Anfertigung einer Kopie wird in diesen Fällen allein schon mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung unzulässig sein.
Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn für die zu besetzende Stelle jegliches strafrechtliche Vorverhalten relevant ist. Das wird zum Beispiel bei Datenschutzbeauftragten, Compliance-Verantwortlichen oder bei Kundenberatern bei einer Bank angenommen.
Was darf der Arbeitgeber mit Blick auf Vorstrafen fragen?
Ein Fragerecht des Arbeitgebers gegenüber dem Bewerber besteht nicht grenzenlos. Es gilt die Grundregel, dass die Fragen erlaubt sind, die in einem sachlichen Zusammenhang mit den (zukünftigen) Arbeitspflichten des Bewerbers stehen. Fragt der Personalleiter den Bewerber für den Job als Kranführer etwa danach, ob dieser schon mal für die Verunglimpfung des Bundespräsidenten (§ 90 Abs. 1 StGB) strafgerichtlich verurteilt wurde, so kann man davon ausgehen, dass kein sachlicher Zusammenhang zur zukünftigen Aufgabe besteht.
Soweit es für die konkrete Arbeitsstelle relevant ist, darf der Arbeitgeber Nachfragen mit Bezug zu folgenden Bereichen stellen:
- fachliche Qualifikation für die (potenzielle) Tätigkeit
- körperliche und gesundheitliche Verfassung
- sonstige persönliche Eigenschaften (Vorstrafen, Vermögensverhältnisse, etc.)
Bestimmte Tatsachen unterliegen gesetzlichen (Diskriminierungs-)Verboten, z. B. nach § 1 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Macht der Arbeitgeber seine Auswahlentscheidung für eine Tätigkeit z. B. davon abhängig, ob die Bewerberin schwanger ist, so verstößt dies gegen das gesetzliche Diskriminierungsverbot aus § 1 AGG. Ein Bewerber bzw. eine Bewerberin muss eine solche Frage nicht beantworten. Und nicht nur das. Bei der Frage nach einer bestehenden Schwangerschaft darf die Bewerberin sogar lügen.
Welche Angaben aus dem Führungszeugnis darf der Arbeitgeber verarbeiten?
Da der (potenzielle) Arbeitgeber von etwaigen Einträgen im Führungszeugnis im Fall der Einsichtnahme Kenntnis erlangt, ist es erforderlich, den Kreis der Personen, die Zugriff auf das Führungszeugnis haben, auf das Notwendigste zu begrenzen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass auch „Zufallsfunde“ keine Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben.
Erhält der Steuerberater nach Beginn des Arbeitsverhältnisses durch Einblick in das Führungszeugnis Kenntnis davon, dass seine Office-Managerin wegen Herbeiführung einer nuklearen Explosion (§ 328 Abs. 2 Nr. 3 StGB) verurteilt wurde, kann er sie auf Basis dieses Eintrags nicht abmahnen bzw. kündigen, solange und soweit sich die Office-Managerin während ihrer Arbeit im Büro nichts zu Schulden hat kommen lassen.
Praxistipp: Prinzipien von Datensparsamkeit und Datenschutz anwenden
In denjenigen Fällen, in denen ein Arbeitgeber zu Recht ein Führungszeugnis oder erweitertes Führungszeugnis anfordert, sollte dafür Sorge getragen werden, dass nur diejenigen Informationen beim Arbeitgeber verbleiben, auf die der Arbeitgeber einen Anspruch hat. Dazu kann zunächst für die im Unternehmen vorkommenden Berufsbilder definiert werden, über welche möglichen Verurteilungen der Arbeitgeber Bescheid wissen sollte.
Dann wird eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Person beauftragt, die eingehenden Führungszeugnisse dahingehend zu überprüfen, ob in diesen eine der vorher festgelegten Verurteilungen aufgeführt ist. Diese Person erstellt dann für die Personalakte eine Bestätigung, dass das Führungszeugnis vorgelegt wurde und dass es entweder keine relevanten Eintragungen enthält oder dass es solche enthält. Denkbar ist z. B., dass der Datenschutzbeauftragte diese Rolle übernimmt.
Enthält es keine relevanten Einträge, verbleibt das Führungszeugnis beim Arbeitnehmer und die Bestätigung wird in die Personalakte aufgenommen. Damit ist sichergestellt, dass niemand von etwaigen nicht-einschlägigen Verurteilungen Kenntnis erlangt.
Sollten dagegen im Führungszeugnis tatsächlich relevante Einträge enthalten sein, so geht diese Information an diejenigen Personen, die über die Einstellung entscheiden. Denn in diesem Fall gibt es ganz sicher Gesprächsbedarf mit dem Arbeitnehmer.
Dieser aktualisierte Artikel wurde zuerst am 23. Januar 2017 veröffentlicht.
Datenschutz von Bewerbern und Mitarbeitern kann eine ganz schön persönliche Sache werden. Mit einem unserer Experten als externen Datenschutzbeauftragten bleiben Sie auf der sicheren Seite!