Das Versenden von Weihnachtsgrüßen – ob per E-Mail oder postalisch – ist bei vielen Unternehmen Tradition und gehört zum guten Ton. In dieser wirtschaftlich immer schwierigeren Zeit sind Weihnachtsgrüße noch wichtiger, um Geschäfts- und Kundenbeziehungen aufrecht zu erhalten.
Aber Achtung: Beim Versand von Weihnachtsgrüßen verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Es gilt also auch hierbei, wie beim Versand von Newslettern oder anderen Informationen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Zusätzlich sind die Regelungen des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zu berücksichtigen, da jede Handlung als Werbung zu qualifizieren ist, die der Absatzförderung dienen kann. Also auch Maßnahmen zur Kundenpflege – wie zum Beispiel Weihnachtsgrüße.
Weihnachtsgrüße per E-Mail
Ist der Versand von Weihnachtsgrüßen per E-Mail geplant, ist aus datenschutzrechtlicher Sicht am wichtigsten, dass die Empfänger der E-Mail ausdrücklich dem Erhalt von (Werbe-)E-Mails zugestimmt haben. Die Einholung der Einwilligung der Empfänger ist hier, wie bereits vom Newsletterversand bekannt, durch ein Double-Opt-In-Verfahren einzuholen und entsprechend zu dokumentieren.
Sich explizit von allen Kunden per Double-Opt-in die Einwilligung zu holen, Weihnachtsgrüße per E-Mail senden zu dürfen, ist aber wohl weitab von jeglicher Praxis. Per E-Mail sollten Sie Weihnachtsgrüße daher direkt im Rahmen eines Newsletters versenden, um so die Notwendigkeit einer gesonderten Einwilligung für weihnachtliche Grüße zu umgehen.
Alternativ können Sie in wenigen Fällen den Versand per E-Mail auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützen. Das berechtigte Interesse kann dabei durch § 7 Abs. 3 UWG dargelegt werden. Dessen Voraussetzungen müssen bereits vor dem E-Mailversand von Weihnachtsgrüßen zwingend erfüllt sein, sollte keine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO vorliegen. Anderenfalls stellt die elektronische Weihnachtspost eine unzumutbare Belästigung dar. Im schlimmsten Fall kann dieser Verstoß zu einem wettbewerbsrechtlichen Verfahren führen.
Nach § 7 Abs. 3 UWG stellt Werbung per E-Mail nur dann keine unzumutbare Belästigung dar, wenn alle folgenden Aspekte zeitgleich zutreffen:
- Ein Unternehmer hat im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten.
- Der Unternehmer verwendet die Adresse zur Direktwerbung für eigene oder ähnliche Waren oder Dienstleistungen.
- Der Kunde hat der Verwendung nicht widersprochen.
- Der Kunde wurde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Liegen die Voraussetzungen nicht zusammen vor, sollte dringend auf die weihnachtlichen Wünsche per Newsletter (wenn hierzu eine Einwilligung vorliegt) oder per Post ausgewichen werden.
Weihnachtsgrüße per Post
Aus Sicht des Datenschutzrechts lassen sich Weihnachtsgrüße einfacher per Post als per E-Mail versenden. Hierfür bedarf es gerade keiner ausdrücklichen Einwilligung der Empfänger. Die Versendung per Post ist zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Datenverarbeitung vorliegt und die Rechte und Freiheiten der Betroffenen nicht überwiegen.
Die Weihnachtspost dient der Pflege der Geschäfts- und Kundenbeziehung, woran Unternehmen ein berechtigtes Interesse haben. Weihnachtsgrußkarten werden auch keineswegs unerwartet für die betroffenen Personen kommen. Es gehört viel mehr zu den allgemeinen Gepflogenheiten, gegen Ende des Jahres Kunden und Geschäftspartnern frohe Weihnachten und einen guten Rutsch in das kommende Jahr zu wünschen.
In diesem Fall wird eine Abwägung der kollidierenden Interessen (also dem Interesse des Unternehmens an der Pflege der Geschäfts- und Kundenbeziehungen und den Rechten der Betroffenen) wohl regelmäßig zugunsten des Verantwortlichen ausfallen.
Informationspflichten gelten auch bei Weihnachtsgrüßen
Gleichgültig, ob Sie Ihren Weihnachtsgruß per E-Mail oder Post versenden, muss bei Erhebung der Daten grundsätzlich auch über die Datenverarbeitung informiert werden (Art. 13 DSGVO). Daher sollte bereits bei erstem Kundenkontakt auch über die Verwendung der Daten zu weihnachtlichen Grüßen hingewiesen und ausreichend informiert werden. Denken Sie auch daran, die notwendigen Informationen beispielsweise per Link oder QR-Code an die weihnachtlichen Grüße zu heften.
Widerspruchsrecht gilt auch zu Weihnachten
Zudem muss das verantwortliche Unternehmen spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation sowohl per E-Mail als auch per Post über das Widerspruchsrecht im Sinne des Art. 21 Abs. 2 DSGVO innerhalb des Informationsschreibens informieren. Hat der Kunde der Verwendung seiner Daten widersprochen, darf ihm kein Weihnachtsgruß mehr zugesandt werden.
Widerrufsrecht
Sofern Sie sich bei der Rechtsgrundlage auf die Einwilligung stützen, also Ihre Weihnachtsgrüße im Rahmen eines Newsletters versenden oder für den Versand von Weihnachtsgrüßen per E-Mail eine Einwilligung eingeholt haben, ist es zudem unabdingbar, auf das Recht des Widerrufs der erteilten Einwilligung zusätzlich in der E-Mail hinzuweisen.
Wichtig ist hierbei, dass der Widerruf nicht komplizierter erfolgt als die Einwilligung. Eine Möglichkeit ist es, einen Abmeldelink in der Signatur der E-Mail bereitzustellen.
Fazit: Weihnachtsgrüße sind wie Werbung zu handhaben
Beachten Sie auch bei der Versendung von Weihnachtgrüßen in Ihrem Unternehmen die Regelungen der DSGVO und des UWG zum Versand von Werbung. Denken Sie vor allem auch daran, Ihre Datenschutzhinweise und Informationen nach Art. 13 DSGVO bereitzustellen. Dann steht einem friedvollen Weihnachtsfest auch im Jahr 2024 nichts mehr im Wege.